材料部工作职能

一、材料采购与管理职能

1.进行市场调研，收集和掌握工程材料市场信息。负责甲供材料样品的收集与管理。

2.熟悉甲供材料和我方“认质认价”材料的品种、规格、验收标准及对功能影响的主要指标，协助甲供材料和认质认价材料招标工作。负责组织甲供零星材料采购和零星材料的认质认价工作。

3.负责甲供材料合同的落实及甲供材料验收、交接工作。

4.负责甲供材料的保管、部分回收、出库及相关手续的办理。

5. 配合建管委对成品建筑材料（设备）采购与施工（安装）工程的招标工作。

6.完成建管委交办的其他工作。

二、材料使用监管职能

1.负责材料质量日常巡检，对工程中的各类建筑材料的备料、质量情况进行随机检查。

2.与相关部门结合，制定材料抽检计划并协同实施。参与材料专项检测工作。

3.参与乙供材料样品的比选确定工作。

4.负责乙供材料（含认质认价材料）样品的收集与管理。

5.参与乙供材料的进场验收工作。

6.参与阶段性工程质量检查和工程竣工验收工作。

7.完成建管委交办的其他工作。

      河南大学龙子湖校区建设工程材料管理办法

为进一步做好龙子湖校区建设工程材料管理工作，规范材料招标、认质认价和质量管理流程，切实做好材料保管和供应工作，制订本办法。

第一章

甲供材料和设备（以下简称甲供材料）管理办法

第一条 甲供材料是指根据龙子湖校区建设工程需要，由龙子湖校区建设与管理委员会办公会议研究决定由甲方进行采购，并用于龙子湖校区工程建设的材料。

第二条 甲供材料的采购形式，依据龙子湖校区建设招标领导小组关于招投标工作相关要求，按以下办法执行：

1.凡总价在5万元以上（含5万元）的单项或同类甲供材料都必须通过招标的形式进行采购，具体的采购形式（公开招标、自主招标）由龙子湖校区建设招标领导小组确定。

2.总价在5万元以下的甲供零星材料，由建管委办公会议决定采购形式。

第三条 部门工作职责

1.招标部负责按甲供材料招标规定完成甲供材料招标工作、签订供货合同。将招投标文件及相关资料、材料样品、供货合同（一套）移交材料部。

2.材料部参与甲供材料招标工作，参与甲供材料市场调研和材料信息收集，负责甲供材料的合同落实及甲供材料数量增减的的落实，组织甲供材料进场前的验收、移交、入库、保管及出库等工作。

1.技术部参与甲供材料招标工作，确认甲供材料规格、型号、技术要求。

2.造价部门参与甲供材料招标工作，提供甲供材料数量，负责审核甲供材料数量增减单及甲供材料费用的结算。

 3.工程部负责所有材料进场和在施工过程中材料质量的把关，有权拒绝所有不合格的材料进场和使用。监督所有材料在施工过程中的使用情况。

4.办公室负责所有材料供应合同的存档保管。

5.监督办全程对甲供材料招标、验收、移交及质量跟踪等工作进行监督。

6.审计部门对甲供材料进行全过程跟踪审计。

第四条 甲供材料采购流程 (甲供材料采购流程图见附图一)

1.计划的编制

1）提交申请：由施工方根据招投标文件材料清单，认真核定并填写 《甲供材料（设备）采购计划表》（一式三份）。经监理工程师审核签字确认后， 提前2个月交甲方工程部，工程部审核签署意见后交材料部。材料部与技术部、造价部门联系，对相关内容进行核定。

2）确定数量：甲供材料的数量由监理工程师在乙方提交的《甲供材料（设备）采购计划表》的基础上进行审核签字确认之后，再由甲方造价部门复核签字确认后返回材料部。

3）技术审核：技术部对《甲供材料（设备）采购计划表》中甲供材料（设备）的规格、型号等技术标准审核签字确认后返回材料部。

4）编制计划：单项及同类甲供材料预算（估算）总价在5万元以上（含五万元）的，由材料部及时转交招标部编制招标计划。总价在5万元以下的甲供零星材料，材料部按建管委办公会议决定的采购形式组织办理。

2.供货商的确定

1）采购招标：招标部按招标程序组织招标。

2）组织考察：招标部组织由建管委相关部门人员组成的考察组，对招标确定的中标候选供货商（厂）家进行实地考察，形成考察报告提交龙子湖校区建设招标领导小组会议。

3）商家确定：通过招投标程序和考察情况确定中标的商（厂）家即为供货商。

4）合同的签订：招标结束后，招标部下达中标通知书、签订供货合同。

3.甲供材料的供货：由中标的供货商严格按照招投标文件和合同约定进行。

4.甲供材料验收、交接

1）材料进场：材料部负责甲供材料的合同落实。材料(设备)进场前二天，供货商通知材料部。由材料部通知工程、技术、监督、审计部门派相关人员参加，并由工程部通知监理单位、施工方参加，到现场比对样品，查验合格后，填写《甲供材料进场验收、移交单》，各部门签字认可（通知但未到人员视为认可）后，才能进入工地。

2）质量监督：甲方指定的工地代表、监理有权对甲供材料、设备使用情况进行全过程跟踪监督，发现问题后应及时向甲方材料部反馈或提出工作建议。

第五条 甲供材料付款及结算

1.甲供材料由业主与供应商单独结算，甲供材料的付款及质保金按合同约定执行。若甲供材料属于施工承包合同范围，则甲方将该甲供材料按招标时甲方确定的价格从乙方施工承包合同价款中予以扣除。

2.甲供材料的数量结算，以《甲供材料（设备）采购计划表》数量

或审计结果的数量为准。结算前乙方须填写与己相关的《甲供材料（设备）采购数量结算表》。

3.甲供材料实际使用量应与乙方提交的《甲供材料（设备）采购计划表》所列用量（含定额损耗量）或审计结果数量一致。

4.若实际使用量少于《甲供材料（设备）采购计划表》所列用量（该用量包括定额损耗量）或审计结果数量，其减少原因如由乙方造成，则多余的甲供材料（设备）由乙方按甲方采购价承担货款，结算时从乙方材料费中扣除，材料（设备）归乙方所有；如因甲方原因造成乙方用量减少，乙方可将因该原因多出的甲供材料（设备）完好退回甲方，其材料（设备）费用由甲方承担。

5.若实际使用量多于《甲供材料（设备）采购计划表》所列用量（该用量包括定额损耗及因设计、施工变更而增加材料用量）或审计结果数量，因乙方原因误差在3%（含3%）以下的，乙方需按甲方的采购单价承担该甲供材料（设备）费用；误差在3%（不含3%）以上的，超出部分乙方需按甲方采购单价的双倍承担该部分甲供材料（设备）费用。由材料部与造价部门结合，付款时从乙方材料费中扣除。

6.如因甲方原因发生材料（设备）使用变更（以技术部材料变更单为准），对变更前已购材料（设备），由甲方材料部负责完善手续后收回入库。

第六条 甲供零星材料（设备）按以下程序执行。

1.按建管委办公会议决定的采购形式，由材料部牵头组成零星材料（设备）询价（或谈判）小组。成员通常由材料、审计、造价、监督部门人员组成。对专业性强、要求高的材料（设备）请技术部、工程部抽调人员参加。该小组对零星材料（设备）进行市场调查询价（或谈判），写出询价（或谈判）报告，填写《河南大学龙子湖校区甲供零星材料（设备）采购确认单》，确认单总价在一万元以上（含一万元）的甲供零星材料（设备），提交建管委办公会议研究确定；总价在一万元以下的，材料部向建管委主任、副主任汇报同意后，由建管委主任或副主任签字同意。

2.一万元以上的甲供零星材料（设备），经建管委办公会议研究通过，由建管委主任在《河南大学龙子湖校区甲供零星材料（设备）采购确认单》上签字后，由材料部转交招标部签订供货合同，材料部按合同办理；一万元以下的甲供零星材料（设备），材料部按建管委领导签字同意后的《河南大学龙子湖校区甲供零星材料（设备）采购确认单》组织采购。

3.甲供零星材料付款及结算办法同甲供材料。其中，一万元以下的甲供零星材料按建管委财务审批程序办理支付手续。

4.甲供零星材料（设备）的验收和交接办法同甲供材料验收、交接办法。甲方人员由工程部和参加询价（或谈判）的人员参加。

5.审计部门全程参与跟踪审计，监督办进行全程监督。

第二章 乙供材料（设备）管理办法

第七条 乙供材料是指的根据合同和招标文件的规定，由乙方负责采购供应的材料和设备（以下简称乙供材料），这部分材料由工程部管理。（乙供材料采购流程图见附图二）

第八条 本办法所规范的乙供材料包括：认质认价材料（暂定价材料、不能计价材料）；主要材料；一般材料；重要材料等四部分。

（一）认质认价材料（暂定价材料、不能计价材料）的管理

暂定价材料是指，在工程招标阶段业主采用暂定价的方式确定材料的价格，在工程实施阶段由甲方重新组织价格认定的材料。不能计价材料是指,在采用费率招标项目中涉及到“郑州市建设工程造价信息”未包含的材料。以上材料按规定需采用招标方式进行认质认价的，由招标部按招标程序组织进行认质认价，不需采用招标方式进行认质认价的，由材料部组织认质认价。

（二）主要材料的管理

主要材料指的是工程中的混凝土、钢筋、水泥、电线等。这些材料乙方应在建管委指定的国家和地方的著名品牌中选用。

（三）一般材料的管理

一般材料指的是在乙供材料中批量小、价格低的材料和设备。这些材料和设备由工程部管理，主要由乙方选购，甲方代表和监理认可。

（四） 重要材料的管理

重要材料指的是在乙供材料中批量大、价值高、重要性强的材料和设备。主要包括五金、水暖件等。对于这些材料和设备的管理采用以下程序：

1.施工企业推荐产品（企业）

2.甲方相应的推荐由乙方认可的产品和企业

3.将样品和资料报送到工程部

4.常规材料由工程部组织（材料部、监督办参加）选定；对涉及工程安全、美观、使用要求高的材料（设备）由工程部通知技术部同时参加选定。选定的样品，工程部和材料部各留存一套。

5.由工程部分标段推荐

第九条 施工单位対乙供材料和设备的质量、供货时间、数量承担全部责任。

第三章 认质认价材料（设备）管理办法

第十条 材料（设备）认质认价适用范围：

1.施工合同中约定需要认质认价的材料（设备）

2.招标文件中规定以暂定价格进入工程量清单报价的材料（设备）

第十一条 材料（设备）认质认价程序

1.施工单位提出认质认价材料（设备）申请，交给监理单位。

2.监理单位签字认可后，交给工程部。

3.工程部签字确认后交材料部。材料部与技术部、造价部门联系，对相关内容进行核定。

4.技术部对认质认价材料（设备）申请中材料（设备）的规格、型号等技术标准审核签字确认后返回材料部。

5.造价部门对施工单位材料（设备）认质认价申请中所列项目、招标时各单项暂定价单价进行审核签字确认后返回材料部。并初步核算此申请中各单项材料（设备）预算暂定价及总价。

6.认质认价申请所列单项或同类材料（设备）预算暂定价总价在5万元以上（含5万元）的，需采用招标方式进行认质认价，由招标部统一组织招标确定；单项或同类材料（设备）预算暂定价累计价格在5万元以下的零星材料（设备），由材料部牵头成立认质认价小组。成员通常由材料、工程、审计、造价、监督部门人员组成。对专业性强、要求高的材料（设备）由材料部通知技术部抽调人员参加。该小组对认质认价材料（设备）进行市场调查，写出市场调查报告，提出认质认价材料（设备）使用建议，包括材料（设备）的价格、品牌、生产厂家、质量标准、工期等。总价在一万元以上（含一万元）、五万元以下的零星材料（设备）的认质认价，提交建管委办公会议研究确定，建管委办公会议研究通过后，由建管委主任签字同意；总价在一万元以下的认质认价，需经建管委主任或副主任审核签字同意。材料部将领导签字同意的认质认价结果转交工程部。

7.工程部、监理单位组织实施和验收。认质认价材料（设备）进场前二天，由工程部通知材料部、技术部、监督办到时参加验收。

第十二条 对于确定的认质认价材料（设备）的样品，由材料部负责保管封存，需要提供样品的，由材料部负责提供给工程部，用后仍返还材料部保管。

第十三条 施工单位必须按照甲方确定的品牌、厂家、质量和价格组织采购。对认质认价材料（设备）的质量，监理单位、工程部及甲方相关部门须严格把关。工程施工单位对乙供材料（设备）质量负责，应按照有关材料具体规定和样品对认质认价材料（设备）进行验收，并办理相关验收手续，经验收合格后，施工单位方可进场投入使用。

第四章 材料质量管控办法

第十四条 甲方指定的工地代表、监理方根据设计要求及国家相应

质量标准、施工及验收规范负责对建筑材料（设备）的进场、质量、送检、使用情况进行全过程现场跟踪把关。甲方材料部、监督办有权对各类建筑材料（设备）的备料、质量情况进行随机检查。

第十五条 工程材料抽检办法

一、抽检范围

所有用于河南大学龙子湖校区建设工程的主要建材（包括：钢筋及接头、水泥、砂、石、砖、瓦、加气块、混凝土试块、砂浆试块、防水材料、保温材料、外门窗、暖气片、给排水管材、管件及电线电缆、开关插座等）除乙方按规范要求做相应的试验、检测外，甲方按本规定进行取样抽检。

二、取样送检办法

1.材料部、工程部结合，根据工程进展情况和材料质量监控需要，对已经进场的主要材料或工程正在使用的材料随机进行取样抽检，每次取样送检人员由监督办在材料部、工程部人员中随机指定。

2.为保证抽检的公正性，取样人取样时由工程部、材料部、监督办、监理单位及施工单位人员在现场见证，并现场封存。

3.抽检材料送检的实验室必须具有相应的资质，在送检材料结果出来之前，取样送检人员不得向外透漏该检测机构名称。

4. 检测结果出来后，由取样送检人员负责取回。

三、专项检测

1.甲方现场管理中，对乙方使用的某种材料质量存有异议(假冒伪劣、更换已定品牌等)，及时通知材料部、监督办进行现场复核，甲方可直接采用取样送检办法对该材料质量进行检测;或请总经销商（厂）家进行鉴定打假；或由工程部直接通知施工方及时整改，如施工方接受甲方意见并改正，此次甲方工程部、材料部、监督办只做检查记录，不再进行相应的处罚，如施工方坚持自己的意见不予改正，甲方对此材料进行专项取样送检，如检测出材料质量有问题，甲方将对施工方进行相应处罚。

2.材料部、监督办到施工现场对材料质量抽查检查中，当对乙方使用的某种材料质量存有异议(假冒伪劣、更换已定品牌等)，及时通知工程部进行现场复核，甲方可直接采用取样送检办法对该材料质量进行检测； 或请总经销商（厂）家进行鉴定打假；或由工程部通知施工方及时整改，如施工方接受甲方意见并改正，此次甲方材料部、监督办、工程部只做检查记录，不再进行相应的处罚，如施工方坚持自己的意见不予改正，甲方对此材料进行专项取样送检，如检测出材料质量有问题，甲方将对施工方进行相应处罚。

四、处罚措施

1.经检测符合国家标准的材料，同意施工单位继续使用，检测费用由建管委承担。

2.经检测不符合国家标准的材料，责令施工单位停止使用并承担检测费，同时对已经使用的材料进行拆除，费用由施工单位自理，并扣除质量保证金人民币贰万元整。再次使用的材料建管委仍可随机抽检。

3.对于替换后的材料重新检测合格的可以继续使用，检测费用由施工单位承担；经检测仍然不合格的责令施工单位停止使用并承担检测费；对已经使用的材料进行拆除，费用由施工单位自理，并扣除质量保证金人民币伍万元整；由监理单位对施工单位下达停工整顿通知，同时书面告知施工单位总部。

4.对于第二次检测仍不合格的该部分材料由建管委指定供货商，材料价格不超过控制价的，施工单位均应认可，材料款由施工单位出具代付函，由建管委代付。如因此造成的工期延误后果由施工单位承担。

5.对于各种抽检材料送检批次累计检测三次以上（含三次）不合格的，扣除施工单位质量保证金10%，第四次再扣除施工单位质量保证金10%，以后每次均按此比例递增，扣完为止。扣完后再发现使用不合格材料，立即解除合同。

第十六条 对以上材料管理办法在执行中发现的新情况、新问题，建管委视具体情况对本规定进行补充、修正。

第十七条 本管理办法由龙子湖校区建设与管理委员会负责解释。

附图一

甲供材料（设备）采购流程图

附图二

乙供材料（设备）采购流程图